Dalla data del primo gennaio 2004, tutte le Pubbliche Amministrazioni hanno dovuto adottare il sistema di gestione elettronica dei documenti.
Lo scenario di riferimento abilitato dalle nuove norme è quello di una progressiva sostituzione del supporto cartaceo nella gestione dei procedimenti delle amministrazioni. Tramite la trasmissione e lo scambio dei documenti informatici, nel loro formato originario, attraverso la Rete Unitaria si evitano duplicazioni e accumuli di inutili copie cartacee e viene favorita la trasformazione graduale degli archivi cartacei della P.A. in sistemi informativi automatizzati ad alto livello di sicurezza ed affidabilità.
La gestione e l'archiviazione di tutti i documenti della P.A. avviene in via elettronica, e l'obbligatorietà nella registrazione di protocollo (come previsto dall'art. 53 del DPR 445/00) riguarda le seguenti informazioni:
- numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;
- data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;
- mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile;
- oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;
- data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili;
- l'impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto, registrata in forma non modificabile.
Le norme relative alla gestione informatica dei documenti introducono alcuni adempimenti richiesti alle amministrazioni per l'attuazione di indispensabili misure organizzative. Tali misure, che sono autonomamente attuate dalle amministrazione, ciascuna nel rispetto del proprio ordinamento, riguardando innanzitutto l'individuazione degli uffici di riferimento, con l'obbiettivo a partire dalla semplice automazione di alcune essenziali attività di registrazione dei documenti pervenuti o prodotti dall'amministrazione fino ad arrivare alla riformulazione dei processi documentali di supporto ai processi primari.
In questa fase è fondamentale l'attività di sensibilizzazione che deve essere condotta nei confronti dei principali soggetti decisori dell'amministrazione affinché le successive attività del progetto, soprattutto quelle che prevedono la scelta di cambiamenti significativi nel modo di lavorare della struttura (se eventualmente introdotti), possano essere svolte senza ostacoli.
A fronte di quanto precede e in relazione alle scelte dei singoli Enti, la proposta presentata da SerVal risponde alle più ampie possibilità di implementazione.
A partire dalla realizzazione di un "nucleo minimo" che garantisce l'attività di registrazione, segnatura e classificazione dei documenti nell'archivio informatico, sino ad arrivare alla completa gestione dell'Archiviazione Ottica dei documenti nei differenti uffici.
L'introduzione di un sistema come quello proposto, permette, partendo da una situazione "base" relativa agli obblighi facenti riferimento al DPR 445/00, la progressiva e successiva introduzione degli elementi accessori definendo differenti livelli realizzativi dei sistemi di gestione informatica dei documenti, secondo un approccio guidato dalla profondità dell'azione di informatizzazione che si vuole attuare.