Ascot Assistant nasce dall’esigenza di poter controllare più agevolmente un cedolino paga. Tramite questo programma è possibile:

• Sommare velocemente le tariffe, quantità ed importi di diverse voci economiche
• Filtrare le voci di un cedolino per anno di riferimento
• Individuare in quali maschere viene utilizzata una determinata voce economica.
• Esportare gli importi di un cedolino su di un foglio Excel
• Creare degli “schemi” di quadrature nei quali è possibile definire delle formule di calcolo utilizzando le varie voci economiche presenti sul cedolino
• Visualizzare la situazione economica di un dipendente su più anni
• Visualizzare gli scaglioni/importi degli Assegni Nucleo Familiare in un formato simile alle tabelle fornite dall’INPS

Requisiti:

• Microsoft Windows 98/XP/2000 con almeno 20 Mb di spazio libero su disco e 128 Mb di RAM installata.
• Librerie Microsoft ODBC pr Oracle (versione 2.573.9030.00 o superiore)
• Oracle OLEDB
• Aver installato le DCOM98 per gli utenti Windows 95/98 (il file (DCOM98.EXE ) è presente sul CD di Installazione di Ascot Assistant).
• Deve essere attivo il listener sull’Appication Server.

Prima di installare il programma vero e proprio occorre verificare che, sul proprio PC, siano presenti le librerie delle ODBC e delle OLEDB per Oracle.

Per sistemi Windows 95/98

• Cliccare sul pulsante “start” (normalmente situato nell’angolo in basso a sinistra dello schermo)
• Scegliere la voce di menù “Impostazioni/Pannello di Controllo”
• Alla comparsa della schermata del pannello di controllo cliccare due volte su Origine dati (ODBC)
• Nella schermata di amministrazione delle ODBC selezionare la Scheda/Linguetta “Driver” e verificare che sia presente la voce “Microsoft ODBC per Oracle”.

Per sistemi Windows XP/2000

• Cliccare sul pulsante “start” (normalmente situato nell’angolo in basso a sinistra dello schermo)
• Scegliere la voce di menù “Impostazioni/Pannello di Controllo”
• Alla comparsa della schermata del pannello di controllo cliccare sulla voce “Strumenti di Amministrazione” e, successivamente, cliccare due volte su “Origine dati (ODBC)”
• Nella schermata di amministrazione delle ODBC selezionare la Scheda/Linguetta “Driver” e verificare che sia presente la voce “Microsoft ODBC per Oracle”.

Se le ODBC per Oracle non fossero presenti si dovrà lanciare il programma MDAC_TYP.EXE presente nella cartella “ ODBC” sul CD. Una volta lanciato si dovrà:

1. Accettare i termini di contratto e premere su “Avanti”
2. Seguire le istruzione del programma di installazione.

• Cliccare sul pulsante “start” (normalmente situato nell’angolo in basso a sinistra dello schermo)
• Scegliere la voce di menù “Programmi/Oracle …”
• Controllare che sia presente la voce di menù “NetWork Administration” ed il programma “Net Assistant”

Se le librerie OLEDB per Oracle non fossere presenti si dovrà:

1. Creare una directory, sul proprio PC (ad esempio sul disco “C”), di nome “AA_TEMP”
2. Copiare il file “OraOLEDB_9i.zip”, presente nella cartella “OLEDB ” sul CD di installazione, nella directory “AA_TEMP”
3. Posizionarsi nella directory “AA_TEMP” e scompattare/decomprimere il file “OraOLEDB_9i.zip”. Per scompattare/decomprimere un file ci si deve posizionare su di esso, premere il pulsante destro del mouse, e scegliere l’opzione “Estrai Qui” oppure “Estrai i Files…”.
4. Posizionarsi sulla directory “C:\AA_TEMP\Client9i\Disk1” e lanciare il programma “setup.exe”
5. Cliccare sul pulsante “Avanti” fino a quando compare la schermata dei “Prodotti disponibili” da Installare. A questo punto selezionare la voce “Oracle Provider for OLE DB 9.2.0.7.0” e cliccare nuovamente sul pulsante “Avanti” fino a quando non compare, al posto di “Avanti” la dicitura “Installa”.
6. Cliccare su “Installa” e, successivamente, su “Avanti” fino a quando verrà richiesto di eseguire una “Configurazione Standard”.
7. Cliccare su “Configurazione Standard” e premere “Avanti”
8. Scegliere l’opzione “No, i nomi dei servizi di rete verranno creati manualmente. Per questo scopo si utilizzerà l’assistente.”
9. Selezionare l’opzione “Servizo o database Oracle8 release 8.0”
10. Nel “SID del DataBase” digitare “A” e cliccare su Avanti.
11. Scegliere “TCP”
12. Nel nome Host digitare l’indirizzo TCP/IP del server del personale sul quale ci si vuole collegare e lasciare il numero di porta Standard (1521). Cliccare su “Avanti”.
13. Verificare la connessione al DataBase ⇒ scegliere “Sì, verifica” e cliccare su Avanti.
14. Come Login utilizzare un qualsiasi Login Oracle presente sul Server del Personale che si vuole utilizzare. Un possibile Login potrebbe essere: Utente=P00 e Password=P00.
15. Se la verifica della connessione ha dato esito positivo si potrà proseguire altrimenti si dovrà contattare l’assistenza.
16. Nel nome del Servizio di Rete scrivere: AA_SERVER (cliccare su Avanti)
17. Rispondere No e proseguire fino al termine dell’installazione.

• Cliccare sul pulsante “start” (normalmente situato nell’angolo in basso a sinistra dello schermo)
• Scegliere la voce di menù “Oracle …/Network Administration/Net Configuration Assistant”
• Scegliere l’opzione “Aggiungi” ” e cliccare su Avanti.
• Scegliere l’opzione “Database o Servizio Oracle8 Release 8.0 o Oracle7” (più in generale scegliere l’opzione che si adatta di più alal versione di Oracel installata”) e cliccare su Avanti
• Digitare “A” com SID del DataBase.
• Scegliere TCP
• Nell’Host Name inserire l’indirizzo TCP/IP del Server dove risiede il DataBase di Ascot3. Il numero di porta da utilizzare è il 1521 (cliccare su Avanti)
• Chiedere di verificare la connessione (cliccare su Avanti)
• Cambiare il Login inseredno una coppia Utente/Password che esista sull’Oracle installato (ad esempio p00/p00)
• Come nome del Servizio digitare AA_SERVER.

• Cliccare sul pulsante “start” (normalmente situato nell’angolo in basso a sinistra dello schermo)
• Scegliere la voce di menù “Impostazioni/Pannello di Controllo”
• Alla comparsa della schermata del pannello di controllo cliccare “Strumenti di Amministarazione/Origine dati (ODBC)” (su sistemi Windows XP/2000) oppure “Origine dati (ODBC)” (su sistemi Windows 95/98)
• Nella schermata di amministrazione delle ODBC selezionare il TAB (linguetta) “DSN di Sistema” quindi cliccare sul pulsante “Aggiungi”
• Scegliere il driver “Microsoft ODBC per Oracle” dalla lista che viene presentata e cliccare sul pulsante “Fine”
• Nel pannellino che compare digitare:

AA_DSN: nel rettangolino “Nome Origine Dati”
Ascot Assistant: nel rettangolino “Descrizione”
P00 (o, in generale, uno user Oracle valido): nel rettangolino “Nome Utente”
AA_SERVER: nel rettangolino “Server”

• Confermare quanto inserito cliccando sul pulsante “Ok”.

• Sul CD di installazione cliccare sul programma “Setup” presente nella cartella “AA_SETUP”
• Seguire le istruzioni che vengono fornite
• Nel caso comparissero dei messaggi del tipo “Errore durante la registrazione del file …” si dovrà cliccare sul pulsante “Ignora”. Questa tipologia di errori (di solito legati al file “msado25.tlb”) sono dovuti ad un utilizzo, da parte di altri programmi, del file che si sta tendando di aggiornare.
• Nel caso comparissero messaggi del tipo “E’ installata una versione più aggiornata del file …. Mantenere la versione ?”, cliccare sul pulsante “Sì” .
  

Una volta terminata l’installazione sarà possibile lanciare il programma tramite la voce “Ascot Assistant” presente nell’elenco dei programmi (accessibile tramite il menù “Start”).

Se il programma Ascot Assistant dovesse essere utilizzato su più postazioni, sarebbe utile condividere una directory su di un server di rete e copiarvi i seguenti files (reperibili nella directory “c:\Programmi\Ascot Assistant”):

• AscotAssistant.exe
• Aa_massime.txt
• Aa_rep.aph
• AAFormatoCedolino.aph
• Aa_tipofday.txt

ed utilizzare il programma condiviso in rete. In questo modo quando verranno rilasciate nuove versioni del programma sarà sufficiente installarle solo sulla directory condivisa senza dover chiedere a tutti gli utenti di aggiornare la propria versione.

Login

All’avvio di Ascot Assistant vi troverete di fronte a due sessioni di autenticazione distinte:

1. DSN (data set name): Autenticazione per l’uso delle librerie OdBC. Questo login verrà eseguito solo alla prima esecuzione del programma.

Inserire AA_DSN e premere “OK”.

1. Nome utente e password con eventuale selezione dell’istanza Ascot. Inserire l’utente e la password normalmente utilizzate per accedere al sistema di Gestione del Personale di Ascot. Una volta confermato Utente/Password il programma potrebbe elencare varie istanze alle quali l’utente è abilitato. Scegliere una di queste possibilità e premere OK.

Barra dei Menù

Da Questo momento in poi si farà riferimento al programma Ascot Assistant tramite la sigla AA.

Una volta avviato AA vi troverete di fronte la seguente interfaccia.

La barra dei menù è composta da tre finestre a tendina:

• File
• Opzioni
• ?

La prima voce viene utilizzata, al momento, solo per uscire dal programma mentre tramite la terza voce è possibile visualizzare le informazioni di versione del programma.

Per quanto riguarda il menù Opzioni esso si divide in:

♦ Ricerca: offre la possibilità di:

• Impostare il numero di lettere che l’applicativo deve prendere in considerazione prima di fornire la funzione di completamento e ricerca automatica; se ad esempio il valore è impostao a 3, vuol dire che AA inizierà a ricercare il dipendnete desiderato solo dopo che si saranno valorizzate almeno 3 lettere del cognome (o del nome) del dipendente stesso (vedi più avanti per gli approfondimenti sulla ricerca).
• Impostare il numero massimo di dipendenti visualizzabili nella finestra di ricerca (10, 20 o 30)

Barra degli Strumenti

La barra degli strumenti permette di ridurre o aumentare il numero di voci visualizzate sul cedolino. Suggerimento: selezionando la visualizzazione “EMOCO” e nascondendo le voci di Tipo “Figurativo” e “Quota”, si può ottenere l’elenco delle voci che erogano o trattengono emolumenti al dipendente … in pratica si visualizza quali voci Ascot utilizza per il calcolo del netto in busta.

Funzione Ricerca Dipendente Singolo

La funzione di Ricerca dipendente singolo offre la possibilità di ricercare un dipendente attraverso l’inserimento, nella casella di testo, di:

• C.I. = Codice Individuale
• Cognome: inserimento diretto del cognome oppure ricerca intelligente tramite completamento automatico.
• Cognome-Nome: inserimento del Cognome (o di parte di esso) e del Nome (o di parte di esso) separati da un trattino (-) … ad esempio Ros-Mar per ricercare Rossi Mario o Rossi Marco.

Dopo aver inserito i dati per la ricerca il sistema provvederà, automaticamente, a fornire un elenco di tutti i dipendenti che rispecchiano in modo completo o parziale il criteri di ricerca impostato.

La selezione del dipendente potrà avvenire tramite un doppio click del mouse o, se il dipendente desiderato è il primo della lista, semplicemente premendo il tasto “Invio”.

Sezione Cedolino

La sezione “Cedolino” è composta da:

• Finestra di visualizzazione del Cedolino

• Anno e Mensilità: caselle di testo utilizzate per selezionare la mensilità e l’anno di riferimento. Una volta definita la coppia Mensilità/Anno premendo “invio” verrà letto e visualizzato il cedolino del dipendente scelto.

• Mensilità: questa comoda barra, grazie a dei pallini colorati, permette di conoscere, per l’anno corrente, quali mensilità sono state elaborate per il dipendente in esame.

Rispettivamente i pallini possono assumere i seguenti stati:

♦ Verde: nel mese è stata elaborata un’unica mensilità
♦ Rosso: mensilità selezionata
♦ Giallo: nel mese sono state elaborate più mensilità
♦ Bianco: nel mese non è stata elaborata alcuna mensilità

E’ possibile passare velocemente da una mensilità ad un’altra cliccando sui vari pallini.

• Visualizza: offre la possibilità di passare dalla modalità “Emore” alla modalità “Emoco”. Se viene specificata una voce di imponibile (riquadro “Imponibile”) e premuto invio, verranno evidenziate, sul cedolino, le voci che compongono tale imponibile.

• Raggruppa: offre la possibilità di raggruppare le voci per:

♦ Anno: le voci verranno visualizzate raggruppate per anno.
♦ Mese: le voci verranno visualizzate raggruppate per mese

Nella finestra di visualizzazione del cedolino è possibile:

• Cliccare due volte su di una particolare voce: in questo caso si ottiene una visualizzazione grafica con l’elenco delle maschere nella quale la voce è stata parametrata. Ad esempio cliccando due volte sulla voce di stipendio base si ottiene il dettaglio di cui sopra. Intorno alla descrizione “Stipendio Base” vengono creati degli ovali che contengono una descrizione abbreviata della maschera (nella maggior parte dei casi la descrizione coincide con l’acronomico della maschera stessa). Cliccando sugli ovali, si ottengono delle informazioni aggiuntive che vengono visualizzate nella casella di testo situata a destra del “diagramma”. Si

possono selezionare anche più “ovali” contemporaneamente semplicemente cliccandoci sopra e tenedo premuto il tasto “CTRL”.

Premendo invece il pulsante destro del mouse si accede alle seguenti funzionalità:

• Aggiungi ai progressivi: è possibile aggiungere la/le voce/i selezionata/e alla sezione dei Progressivi.
• Nuova voce nei progressivi: in questo caso non viene aggiunta la voce selezionata nella finestra del cedolino ma viene invece chiesto il codice ed il sub della voce da aggiungere. Questa funzionalità serve quando si vuole portare nei progressivi una voce che non è presente nell’anno/mensilità selezionati per il dipendente in esame.
• Visualizza i totali (STORE): permette di visulizzare, nella finestra del cedolino, il totale delle voci liquidate nell’anno/mensilità selezionata per TUTTI i dipendenti elaborati.
• Esporta i dati in Excel: esporta i dati presenti nella finestra del Cedolino in un file Excel.

Filtri e Schemi

• Filtri: offrono la possibilità di visualizzare, sul cedolino, solo le voci che soddisfano le condizioni impostate dall’utente.

Condizioni Utilizzabili:

♦ Riferimento: Selezionando un operatore logico e specificando un anno nella casellina adiacente verranno visualizzate solo le voci che soddisfano le condizioni impostate. Gli operatori logici previsti sono:

• < Minore
• ‹= Minore o Uguale
• = Uguale
• > Maggiore
• >= Maggiore o Uguale
• Nessun Operatore Selezionato

♦ Arretrato: può valere “C” se si vogliono visualizzare solo le voci di “Arretrato Corrente” e “P” per le voci di “Arreatrato Anni Precedenti”
♦ Voce e Descrizione: è possibile inserire il codice o la descrizione di una derminata voce e, dopo aver premuto “invio” per confermare, il programma visualizzarà solo le voci che soddisferanno i criteri specificati
♦ Somme: vengono visualizzate le somme di Tariffa, Quantità ed Importo delle voci selezionate sulla maschera del cedolino. La selezione delle Voci da sommare può essere eseguita:

• tenendo premuto il tasto “CTRL” e selezionando, con il mouse, le voci interessate.
• tenendo premuto il tasto Shift e selezionando la prima e l’ultima voce desiderata .

♦ Schemi: sono filtri evoluti che permettono di impostare delle formule di confronto tra varie voci contabili utilizzando dei criteri più flessibili di quelli previsti dai filtri semplici. Nel caso il

confronto degli importi (o tariffe o quantità) delle voci economiche specificate superi lo scarto impostato (vedi più avanti), verrà visualizzata una campanellina rossa a fianco dello schema.

Spuntando la casellina “Attiva Schemi” vengono abilitati i controlli previsti dai vari schemi che si sono creati. Attivando gli schemi, la visualizzazione del cedolino viene un poco rallentata.

Posizionandosi con il cursore sulla finestra “schema” e agendo sul tasto destro del mouse otterremo un menù a tendina:

♦ Visualizza/Modifica Schema Selezionato: Permette di visualizzare o modificare lo schema selezionato.
♦ Crea Nuovo Schema: Permette di creare un nuovo schema.
♦ Cancella Schema/i selezionato/i: Permette di cancellare gli schemi selezionati.

La schermata di creazione di un nuovo schema è composta come segue:

♦ Codice: inserimento nuovo codice di riferimento per lo schema (non deve contenere spazi e non può superare gli 8 caratteri). Il codice identifica univocamente uno schema, pertanto non si possono creare schemi diversi che abbiano lo stesso codice.
♦ Descrizione: descrizione dello Schema.
♦ Progressivi: spuntando questa casella si specifica che lo schema può essere abilitato anche nella sezione “Progressivi” del cedolino.
♦ Scarto (valore assoluto): limite, in valore assoulto, superato il quale lo schema verrà evidenziato tramite una campanellina rossa.
♦ Controllo Voci: controllo dell’esitenza delle voci inserite nello schema.
♦ Formula di Calcolo: in questa finestra verranno inserite le formule. Queste formule possono essere inserite in due formati:
Voci “normali”:
[<codice voce>;<sub>;<T - Tariffa o Q - Quantità o I - Importo o IR - Importo Rivalutato>] Oppure si può utilizzare il carattere speciale '%' per identificare TUTTI i sub di una voce. es.: [ST.BASE;%;I] significa che si vogliono sommare gli importi di tutte le sub dello Stipendio Base

Voci di Imponibile o per voci di Totale:

Nel caso si voglia che vengano riportate tutte le singole voci di un dato Imponibile o di una data voce di Totale, si può scrivere il codice della voce utilizzando il seguente formato:

[<codice voce>;<sub>;R;X]

La “R” in terza posizione significa che delle voci che compongono l’imponibile si vuole considerare l’importo rivalutato. La “X” in quarta posizione indica che non si deve semplicemnete considerare la voce specificata dal “Codice Voce/Sub” ma che si vogliono considerare tutte le voci che compongono l’imponibile (o la voce di totale) della voce specificata da “Codice Voce/Sub”.

Sezione Progressivi Contabili

Tutte le voci definite in uno schema definito come “attivo nei progressivi”, vengono automaticamente inserite e visualizzate nella Sezione Progressivi (voci affiancate da un lucchetto). Queste voci non possono essere escluse dalla sezione progressivi.

La sezione progressivi offre la possibilità di escludere mensilità e includere somme da terzi:

• Escludi Mensilità: permette di escludere dei codici mensilità. I codici mensilità devono essere separati da una virgola. Se ad esempio volessi escludere le Mensilità di Gennaio e Maggio, dovrei scrivere GEN,MAG.
• Includi Somme da Terzi: permette di visualizzare anche le voci contabili passate nella maschera AIEAL.

Cliccando due volte su di una singola voce, si aprirà una finestra che dettaglierà ogni singolo importo per la voce selezionata.
Per aggiungere una voce nei progressivi si deve agire dalla “Sezione Cedolino” selezionando una voce e premendo sul tasto destro del mouse (viene data anche la possibilità di inserire nei progressivi una voce che non compare nel cedolino).
Per rimuovere una voce contabile dei progressivi basterà selezionarla e, premendo il tasto destro del mouse, scegliere la voce di menù “ Rimuovi”.
N.B. : tutte le voci precedute dal simbolo lucchetto non possono essere eliminate.

Assegni Nucleo Familiari

Nella sezione “Assegni Nucleo Familiari” troveremo tutte le condizioni alla data di riferimento per gli assegni familiari. L’asterisco indica che ci sono dei dipendenti in quella condizione. Cliccando due volte con il mouse sulla condizione verranno visualizzati i valori specifici dell’assegno familiare (nella finestra inferiore). Per facilitarne la lettura è stato creato un formato di layout simile a quello utilizzato dalle tabelle INPS.

Tramite un menù a scelta multipla l’utente dovrà inoltre specificare se la condizione visualizzata nella finestra inferiore riguarderà entrambi i genitori, un genitore oppure nessun genitore.

Sezioni Periodi

La sezione “Periodi” ci fornisce il dettaglio dei periodi pagati o trattenuti al Dipendente.

L’immagine sopra riportata mostra il periodo di un ipotetico dipendente per il quale, nel mese di Dicembre 2004, è stato caricato un giorno di sciopero al 30/11/04.

Nel riquadro dettagli vengono evidenziati gli eventuali storni.