Dalla maschera principale, cliccando sul pulsante , si accede alla seguente schermata:

Esaminiamo, nel dettaglio, i vari campi:

• Anno: serve per determinare l’anno da analizzare
• Da Mese – A Mese: servono a delimitare l’arco dei mesi da considerare.
• Mese “standard” di previsione: serve ad indicare il mese che il programma deve prendere come riferimento per avere una spesa “standard” mensile. Il mese specificato in questo campo deve essere compreso nell’intervello di mesi specificato dai campi “da Mese – A Mese” … ad esempio Mese Standard=6 con intervallo di mesi compreso tra 1 e 10 va bene mentre Mese Standard = 11, sempre con intervallo di mesi da 1 a 10, non va bene. Per calcolare la spesa standard mensile, il programma “interroga” una tabella del PERSONALE (non della Finanziaria) nella quale vengono memorizzati, mese per mese, capitolo per capitolo e voce per voce, tutti gli importi calcolati negli stipendi. In pratica legge gli stessi dati presenti nella stampa SBILA filtrando però solo gli importi erogati nell’Anno/Mese Standard specificati e che abbiano anche il riferimento uguale all’Anno/Mese Standard. Ad esempio se scegliessi Anno=2006 e Mese Standard=6, allora il programma, per valorizzare la colonna “Standard” (vedi pi avanti), considererebbe solo gli importi delle voci stipendiali calcolate A Giugno 2006 e con un riferimento = Giugno 2006 (eventuali arretrati, ad esempio, NON verrebbero considerati).
• Riferimento al: la data specificata in questo campo serve solo per i calcoli degli importi Virtuali. Gli importi virtuali sono gli importi di una certa voce stipendiale (ad esempio lo Stipendio Base) che spettano ad un dipendente a “livello mensile” considerando anche un’eventuale percentuale di Part Time. Facciamo un esempio per capire meglio la differenza tra “Importo Percepito” e “Importo Vrituale” … se un dipendente avesse diritto a 1.200 euro mensili di Stipendio Base a partire dall’01/01/2006 e fosse inquadrato al 50% (Part Time), allora il suo Stipendio Base Virtuale alla data del 01/01/2006 sarebbe di 600 euro. Se il dipendente, a Gennaio 2006, fosse in aspettativa senza assegni per 15 giorni, il suo Stipendio Base Percepito sarebbe invece pari a 300 euro.
• Range Mandati: in questi due campi è possibile definire entro quali date il sistema deve considerare i mandati.
• Filtro Cod. Mec.: in questo campo è possibile specificare il Codice Mecc. 77 da utilizzare per filtrare solo certi capitoli dalle tabelle di Ascot3 modulo Finanziaria. Due codici Mecc. 77 vengono già presentati per default (1000601 e 1000602) … se se ne volessero aggiungere degli altri è sufficente elencarli in questo campo separando i vari codici con una virgola.
• Filtro per Capitolo: è possibile elencare uno o più codici capitolo, separati da virgola, in modo che il programma legga solo gli importi (Stanziati, Mandati, Spese …) dei capitoli specificati. NB: è possibile SOLO specificare i codici dei capitoli e NON degli articoli (ad esempio è corretto scrivere 11111, 20111 per filtrare gli importi dei soli capitoli 11111 e 20111 mentre non è corretto scrivere 11111/11, 20111/12).
• Esporta i dati in Excel: selezionando questa casellina i dati letti dal programma verranno salvati anche in un File di testo in formato Excel. A sinistra della casellina è inoltre possibile definire il separatore di colonna ed il separatore decimale da utilizzare nelal creazione del file “.csv”.
• Considera stanziamenti a zero ma in presenza di spese: è possibile che vengano calcolate, a livello di stipendi, delle spese imputate su capitoli per i quali, nell’anno specificato, non sono previsti stanziamenti. Se la casella non viene “spuntata” allora il programma non visualizzerà le Spese su un certo capitolo se per questo capitolo non sono stati previsti degli stanziamenti.
  

Nella parte centrale della finestra vengono elencati, in colonne, i dati calcolati dalla procedura. Nel dettaglio abbiamo:

• Cap./Art.: Codice Capitolo e Codice Articolo
• Descrizione: descrizione del capitolo/Articolo
• Codice: Codice Mecc. 77
• Stanziato: importo stanziato per il capitolo/articolo. Tale importo viene prelevato dalle tabella di Ascot3 modulo FINANZIARIA.
• Mandati: importo dei Mandati emessi sul Capitolo/Articolo. Tale importo viene prelevato dalla tabella di Ascot3 modulo FINANZIARIA.
• Speso: importo delle voci economiche, calcolate sui cedolini, e riferite al capitolo/articolo. Questo importo viene prelevato da Ascot3 modulo PERSONALE e rappresenta quanto, teoricamente, dovrebbe essere stato speso sul capitolo/articolo selezionato. Parlo di spesa teorica in quanto, anche se non dovrebbe succedere, tale importo può diferire dall’importo presente nella colonna “Mandati” (come esempio vedere il capitolo 20111 a Giugno 2006 … i Mandati sono più alti di quanto avrebbero dovuto essere).
• Standard: è l’importo calcolato basandosi sulla somma degli importi delle voci legate agli stipendi dell’Anno/Mese specificati dai parametri “Anno” e “Mese Standard di previsione”. Di tali voci viene considerato solo l’importo erogato nell’Anno/Mese specificati e avente il riferimento = all’Anno/Mese specificati (vedi anche il punto precedente “Mese “standard” di previsione”)
• Virtuale: vengono letti tutti i dipendenti in forza nell’Anno e nel Mese Standard di previsione e, per ognuno di loro, viene calcolato lo Stipendio Virtuale riferito alla data specificata nel parametro “Riferimento al”.
• Previsione: la previsione di spesa viene calcolata sommando, all’importo dei Mandati, l’importo delle voci economiche riferite al Mese Standard di Previsione moltiplicato per la differenza tra 13 (13 mensilità) ed il numero di mesi già conteggiato nei mandati. Fa eccezione solo la voce di Bilinguismo per la quale vengono considerate solo 12 Mensilità. La Previsione, nel caso si considerino tutti i 12 mesi, viene posta, per scelta, uguale ai Mandati. Facciamo un esempio per capire meglio … immaginiamo di aver scelto un periodo da Gennaio ad Agosto 2006 e di avere scelto Giugno come mese di Previsione Standard. Il programma, per calcolare la Previsione di Spesa, considererà l’importo complessivo dei mandati emessi tra Gennaio ed Agosto (8 mesi) … a questo importo sommerà l’importo della voce di Bilinguismo (erogata a Giugno 2006 e con riferimento = Giugno 2006), dei dipendenti attestati sul capitolo/Articolo scelto, moltpilicato per 4 (12 mensilità – 8 mensilità già considerate nei mandati) + l’importo di tutte le altre voci attestate sul capitolo/articolo in esame (sempre erogate a Giugno e con riferimento = Giugno) moltpilicato per 5 (13 mensilità – 8 mensilità già considerate nei mandati).
• Previsione Virtuale: la previsione Virtuale di spesa viene calcolata sommando, all’importo dei Mandati, l’importo Virtuale, calcolato alla data specificata nel precedente parametro “Riferimento al”, delle voci associate ai dipendenti “legati” al capitolo/articolo in esame. In pratica è identica alla Previsione “normale” con l’unica differenza che invece di “proiettare” quanto Speso (a livello di cedolini e non di mandati) nel “Mese Standard di Previsione” per i mesi rimanenti, viene “proiettato” l’importo Virtuale calcolato alla data di riferimento.
• Scarto e Scarto Virtuale: in queste colonne viene riportata la differenza tra lo Stanziato e quanto previsto, rispettivamente, nelle colonne “Previsione” e “Previsione Virtuale”.

Da ogni riga Capitolo/Articolo è possibile ottenere un dettaglio maggiore cliccandoci due volte sopra. La maschera di dettaglio è la seguente:

Esaminiamo i vari campi:

• Preventivi al: questo campo serve da riferimento per le colonne “Virtuale A”, “Virtuale B” e “Part Time”.
• Nominativo: Cognome e Nome dei dipendenti che hanno percepito delle voci economiche associate al capitolo/articolo.
• Speso “A”: in questa colonna viene riportato l’importo delle voci di Stipendio Base, Indennità Integrativa Speciale, Bilinguismo, Salario di Professionalità, Anzianità Individuale e Ratei di Anzianità calcolati nel periodo indicato. Gli importi vengono presi dalle tabelle del Personale e non da quelle della Finanziaria. In pratica vengono considerati gli importi dei cedolini paga e non quelli dei mandati.
• Speso “B”: il significato di questa colonna è identico a quello della colonna “Speso A” con la differenza che qui vengono considerati gli importi relativi a tutte le voci economiche rimanenti (in pratica tutte le voci economiche diverse da quelle presenti nella colonna “Speso A”).
• Virtuale “A” e Virtuale “B”: stesso significato della colonna “Speso A” con la differenza che vengono considerati gli importi Virtuali calcolati alla data di riferimento specificata nel campo “Preventivi a”.
• Part Time: eventuale % di Part-Time, a cui il dipendente era soggetto, alla data specificata nel campo “Preventivi al”. Se compare un punto interrogativo in questa colonna vuol dire che non è stato possibile determinare la percentuale di Part-Time (un possibile motivo può essere che il dipendente, alla data indicata dal parametro “Preventivi al”, non sia in

servizio).

• Giorni di Aspettativa: numero di giorni di aspettativa (ad esclusione delle aspettative che non riducono lo stipendio) goduti nel periodo riportato sopra la colonna “Nominativo”.
• Servizio Ridotto: nel caso il dipendente non sia in servizio per tutti i giorni previsti dal periodo riportato sopra la colonna “Nominativo”, in questa colonna viene riportato il numero di giorni effettivamente lavorati nel periodo.
  

Cliccando due volte su di un dipendente è possibile accedere alla seguente maschera di dettaglio:

Dalla maschera principale, cliccando sul pulsante , si accede alla seguente schermata:

Cliccando sul pulsante si accede alla seguente maschera:

Esaminiamo i vari campi…

• Riferimento: serve per determinare la data di riferimento da utilizzare per lo studio del bilancio di previsione di massima.
• Stampa su file: spuntando questo campo, i risultati riportati a video verranno anche trascritti in un file in formato Excel.

…e le varie colonne:

• Dipendente: i dipendenti vengono elencati suddivisi per Classificazione Funzionale (non per capitolo come potrebbe sembrare). Ad ogni cambiamento di Classificazione Funzionale, viene riportata la descrizione della Classificazione stessa con l’aggiunta, tra parentesi, del “capitolo principale” (per “capitolo principale” si intende quello collegato alla Classificazione Funzionale in esame ed al codice di bilancio “01” ⇒ vedi maschera DRICO del modulo del Personale di Ascot3).
• Qualifica: è la qualifica assegnata al dipendente.
• Base: importo virtuale, dello Stipendio Base, moltiplicato per 13 Mensilità
• Anz.: importo virtuale, delle voci Anzianità e Ratei di Anzianità, moltiplicato per 13 Mensilità
• IIS: importo virtuale, dell’Indennità Integrativa Speciale, moltiplicato per 13 Mensilità
• Bil. (x 12): importo virtuale, dell’Indennità di Bilinguismo, moltiplicato per 12 Mensilità
• Prof.: importo virtuale, del Salario di Professionalità, moltiplicato per 13 Mensilità
• Posizione: importo virtuale, dell’Indennità di Posizione, moltiplicato per 13 Mensilità
• Altro (x 12): importo virtuale di eventuali altre voci, diverse da quelle sopra elencate, moltiplicato per 12 Mensilità. Le voci prese in considerazione sono comunque soltatno quelle di Tipo = “C” (Competenza), con rapporto pari a “R” oppure “O” (Maschera DCOVO del modulo del Personale di Ascot3) e definite o in DBAVO (voci contrattuali) o in AINRI (voci “Ad personam”). DBAVO ed AINRI sono maschere del modulo del Personale di Ascot3.
• Totale: somma degli importi elencati nelle colonne precedenti.
• Previdenziali: per determinare a quali contributi è soggetto il dipendente, viene determinato il trattamento previdenziale legato al dipendente alla data indicata come riferimento. Una volta determinato il trattamento previdenziale, vengono lette le voci associate al trattaemnto stesso e, a seconda che siano presenti le seguenti voci, viene definito il Tipo di assoggettamento per il dipendnete:

- R.CPDEL ⇒ CP ⇒ il dipendente è soggetto a contribuzione CPDEL
- R.INADEL ⇒ TFS ⇒ il dipendente è soggetto a contribuzione INADEL
- R.TFR ⇒ TFR ⇒ il dipendente è soggetto a contribuzione TFR

Viene controllata anche l’eventuale adesione del dipendente a qualche Fondo di Previdenza Complementare e, nel caso, viene riportato il codice del Fondo stesso. Un possibile valore di questa colonna potrebbe essere CP-TFR-FOPA e vorrebbe induicare che il dipednete, alla data di riferimento specificata, era soggetto a CPDEL e TFR ed era iscritto al Fondo di Previdenza Complementare FOPADIVA. Ad oggi vengono controllare UNICAMENTE le voci di qui sopra (R.CPDEL, R.INADEL e R.TFR) … se il dipendnete fosse soggetto a qualche altro tipo di contribuzione non ne verrebbe data alcuna segnalazione.

Cliccando due volte su un dipendente è possibile accedere alla seguente maschera di dettaglio:

In questo caso possiamo notare che al dipendente Murzilli Massimo è associata una voce “non prevista” esplicitamente nelle colonne della maschera di partenza ⇒ Indennità di Posizione Organizzativa. L’importo di 611,53 compare infatti nella colonna “Altro (x 12)” della maschera di partenza molplicato per 12 = 611,53 * 12 = 7.338,36.

Cliccando sul pulsante si accede alla seguente maschera:

Esaminiamo, nel dettaglio, i vari campi:

• Anno: determina l’anno da analizzare
• Mese: determina il mese da analizzare
• Capitolo: serve per filtrare gli importi riferiti ad un particolare capitolo.
• Articolo: serve per filtrare gli importi riferiti ad un particolare articolo.
• Anno Rif.: serve per filtrare gli importi con riferimento nell’anno specificato da questo campo.
• Scarto Min.: è lo scarto minimo che il programma prende in considerazione per confrontare gli importi degli stipendi con quelli dei mandati. Se impostato = 0 si ottiene l’elenco di tutti gli importi erogati nell’anno/mese presi in considerazione. Se si imposta ad un valore diverso da zero (1 ad esempio), vengono elencati solo quei capitoli/articoli per i quali esiste una discordanza tra gli importi erogati, a livello di stipendi, e quelli erogati tramite i mandati
• Range Mandati: i mandati riferiti ad un certo mese (ad esempio Gennaio) possono essere effettuati anche nei primi giorni del mese successivo. Tramite questi due campi è possibile specificare l’intervallo temporale entro il quale il programma considera i Mandati come riferiti all’anno/mese in esame. Ad esempio i Mandati riferiti al mese di Gennaio 2007 potrebbero essere stati emessi in date comprese tra il 20/01/2007 ed il 19/02/2007.
• Stipendi, Mandati e Scarto: in questi campi viene riportata la somma, e lo scarto, di tutti gli importi di Stipendi e Mandati selezionati con il mouse.
  

Per quanto riguarda i pulsanti abbiamo:

• Controlla: serve per avviare la procedura di confronto tra Stipendi e Mandati.
• Stampa su file: una volta terminata la procedura di confronto, il risultato viene visualizzato nella parte centrale della schermata. A questo punto è possibile, cliccando su questo pulsante, salvare tutti i dati in un file che può essere successivamente esportato ed analizzato in Excel.
• Gestione Storni: serve per accedere alla schermata di gestione degli storni.

Nella parte centrale della finestra vengono elencati, in colonne, i dati esaminati dalla procedura. Nel dettaglio abbiamo:

• Capitolo/Articolo: vengono riportati il codice e la descrizione dei vari capitoli/articoli.
• Anno: rappresenta l’anno di riferimento degli importi (sia a livello di Stipendi che di Mandati)
• Stipendi: vengono riportati gli importi calcolati in sede di stipendi
• Mandati: vengono riportati gli importi pagati in sede di mandati.

La procedura operativa della funzione di quadratura dei Mandati puà essere riassunta nei seguenti passi:

1) L’ufficio personale lancia la stampa SBILA con il conseguente passaggio dei dati all’ufficio Ragioneria
2) L’ufficio Ragioneria emette i mandati sulla base di quanto indicato dall’ufficio Personale. In certi casi, però, per mancanza di residui sul capitolo/articolo/anno di riferimento, alcuni mandati vengono dirottati su altri capitoli/articoli/anni di riferimento.
3) Una volta emessi i mandati, gli importi degli stipendi, comunicati tramite la stampa SBILA, devono essere “congelati” per il controllo di gestione (in modo da evitare che, per errore, venga nuovamente lanciata una SBILA e vengano ricoperti gli importi utilizzati per fare i mandati). Questa fase di “congelamento degli importi” viene effettuata cliccando sul pulsante relativo al mese che si vuole caricare presente nel riquadro “Prepara Mese”.
4) Dopo aver caricato il mese desiderato, si imposta lo scarto minimo (di solito = 1 euro) e si avvia il confronto tra gli Stipendi ed i Mandati cliccando sul pulsante “Controlla”.
5) Terminato il controllo, nella parte centrale della schermata, vengono elencati tutti i capitoli/articoli per i quali è stata rilevata una differenza tra gli importi dei mandati e gli importi degli stipendi. Per azzerare questa differenza vengono inseriti degli storni che “tolgono” gli importi degli stipendi relativi ad un particolare capitolo/articolo/anno di riferimento per “aggiungerli” ad un altro capitolo/articolo/anno di riferimento.

A questo punto cerchiamo di capire meglio il concetto di “Storno”. Per stornare degli importi da un capitolo ad un altro, si deve selezionare, cliccando con il mouse, il capitolo/articolo/anno di riferimento dal quale si vuole effettuare uno storno. Una volta selezionato, si preme il pulsante destro del Mouse e compare un menù con 3 possibili scelte:

1) Sposta tutto
2) Sposta in parte
3) Inserisci importi
4) Gestione Storni

Sia l’opzione 1 che la 2 permettono di accedere alla seguente schermata:

Con l’unica differenza che scegliendo l’opzione “Storna tutto”, non compare l’elenco dei dipendenti nella parte centrale della schermata perché si è scelto di spostare tutti gli importi di tutti i dipedenti attestati sul capitolo/articolo/anno di riferimento selezionato.

Nei campi “al capitolo” - “articolo” - “anno” si deve precisare in quale capitolo/articolo/anno si vogliono spostare gli importi. Nel campo “Descrizione storno” è anche possibile dare un nome allo storno che si sta per eseguire.

Decisi i parametri, si procede con lo storno cliccando sul pulsante “Sposta”.

Nel caso si fosse scelta l’opzione “Sposta in parte”, si devono selezionare i dipendenti/importi che si vogliono stornare. Questa opzione serve quando, a parità di Capitolo/Articolo/Anno di Riferimento, si vuole stornare una parte degli importi su un Capitolo/Articolo/Anno ed un’altra parte su un altro Capitolo/Articolo/Anno. E’ possibile arrivare anche a spezzare l’importo di un singolo dipendente (è possibile, però, farlo una volta sola … in pratica se un dipendente, a parità di capitolo/articolo/anno di riferimento/funzionale, avesse 100 euro da spezzare, potremmo dividere i 100 euro in 50 e 50 o in 20 e 80 ma non in 30 30 40 o 50 40 10 ecc.) cliccando due volte sulla riga desiderata oppure sul pulsante “Modifica Importo”

La maschera dell’opzione “3) Inserisci importi” è molto simile a quella delle opzioni 1 e 2:

In questo caso si deve scegliere il Capitolo/Articolo/Anno di Riferimento sul quale si vogliono inserire o sottrarre degli importi. Per specificare l’importo da inserire/sottrarre, si clicca due volte sul dipendente scelto (oppure si clicca sul pulsante “Inserisci Importo”) e si digita l’importo desiderato. Nella prima parte della lista vengono elencati i dipendenti “legati” al Capitolo/Articolo/Anno di Riferimento selezionati mentre, nella seconda parte, vengono elencati tutti i dipendenti che abbiano percepito degli importi nell’anno in esame.

Per ricercare velocemente un dipendente, è possibile digitarne il cognome nel quadratino “Cerca Dipendente”. Il programma scorrerà la lista visualizzerà il primo nominativo che corrisponde ai criteri di ricerca inseriti (solitamente il dipendente comparirà in fondo alla lista). Premendo il tasto <Invio>, il dipendente verrà automaticamente selezionato e sarà possibile cliccare direttamente sul pulsante “Inserisci Importo” per impostarne l’importo.

Si possono specificare importi per più dipendenti contemporaneamente. Premendo il pulsante “Inserisci”, verranno inserite TUTTE (non solo quelle selezionate) le righe con importo diverso da zero.

Scegliendo invece l’opzione “4) Gestione Storni”, si accede alla seguente maschera:

Nella quale è possibile eliminare un qualsiasi storno effettuato in modo da ripristinare la situazione di partenza.

In questa maschera è possibile “consultare” tutti gli storni fatti in un determinato Anno/Mese ed eventualmente filtrare solo gli storni riferiti ad un particolare Capitolo e/o Articolo e/o Anno di Riferimento.

NB: dopo aver stornato degli importi e chiusa la maschera degli storni, è necessario cliccare sul pulsante “Controlla” della maschera della Quadratura Stipendi/Mandati affinchè il programma tenga conto degli storni appena effettuati.

Cliccando sul pulsante si accede alla seguente maschera:

Non tutti i mesi elaborati sono subito disponibili nella maschera di Controllo di Gestione e, per renderli “attivi”, si deve cliccare sul pulsante “Carica Mesi”. La procedura di caricamento va lanciata una volta ogni tanto in quanto, oltre a caricare i dati dalla tabella del personale ad una nuova tabella creata “ad-hoc” per il controllo di gestione, effettua anche tutte le varie ripartizioni dei costi sui Centri di Costo/Funzionali e richiede un certo tempo.
Legenda mesi:

• : Mese caricato e disponibile per i controlli
• : Mese selezionato per i controlli
• : Mese non ancora caricato e non disponibile per i controlli.

Passiamo ora alla procedura operativa da seguire:

1) Come prima azione, si devono definire le % di ripartizioni dei Costi, relative ai vari Centri di Costo, per ogni dipendente che abbia lavorato nell’anno in esame. Per farlo occorre cliccare sul pulsante “Ripartizioni” che da accesso alla seguente maschera:



Si sceglie il dipendente digitando il Codice Individuale o il Cognome – Nome nel campo “Dipendente” e confermando la scelta premendo il tasto “Invio” o cliccando due volte su di un nominativo presente nell’elenco presentato dal programma. Una volta scelto il dipendente, nella lista di destra vengono elencati tutti i Centri di Costi non ancora assegnati al dipendente stesso. Per assegnare un Centro di Costo è sufficiente cliccare due volte sul Centro di Costo voluto. Dopo aver cliccato verrà richiesta la percentuale relativa al centro di Costo scelto.

Ogni dipendente deve essere assegnato ad almeno un Centro di Costo e la sua percentuale di assegnazione totale deve essere pari al 100%.

Per cancellare una ripartizione, si deve scegliere la ripartizione desiderata nella lista di sinistra e, tramite il pulsante “Cancella”, eliminarla.

Cliccando sul pulsante “Controlla Ripartizioni”, vengono eseguiti due controlli:

• viene controllato che per ogni dipendente che abbia ricevuto dei compensi nell’anno in esame sia stata definita una ripartizione dei costi.
• Viene controllato che la percentuale totale di ripartizione, per ogni singolo dipendente, sia pari al 100%.
  

Tramite il pulsante “Carica ripartizioni da Anno Precedente” è invece possibile sostituire tutte le ripartizioni dell’anno corrente con quelle definite nell’anno precedente.

Infine, una volta definiti tutti i legami, è possibile stamparli su un file di testo importabile successivamente in Excel.

2) Si passano poi a definire gli eventuali legami tra Capitolo e Funzionale cliccando sul pulsante “Cdc / Capitolo”. Questa procedura si rende necessaria nei casi in cui si vogliano associare gli importi di un Capitolo ad un unico Centro di Costo. La maschera di definizione dei legami è la seguente:



Per creare un nuovo legame è sufficiente specificare il Capitolo, l’Articolo e il Centro di Costo e successivamente cliccare sul pulsante “Aggiungi”. Selezionando i vari legami e cliccando sul pulsante “Elimina”, i legami selezionati verranno cancellati.

3) Una volta definite le ripartizioni e gli eventuali legami Capitolo/Funzionale, si deve cliccare sul pulsante “Carica”. In questo modo la procedura analizzerà gli importi erogati nell’anno in esame, li “fonderà” con gli Storni effettuati e li ripartirà nei vari Centri di Costo utilizzando le percentuali definite nella maschera “Ripartizione Costi”

4) Valorizzando i campi “Anno”, “Mese Da” e Mese A” si sceglie ora l’intervallo temporale da considerare per il Controllo di Gestione. Una volta effettuata la scelta, cliccando sul pulsante “Leggi”, verranno mostrati gli importi suddivisi per Centro di Costo/Capitolo/Articolo e Anno di Riferimento.

5) Gli importi visualizzati potranno essere stampati su file cliccando sul pulsante “Stampa su File”. Il file così prodotto potrà essere facilmente importato in Excel utilizzando il “;” come separatore di campi.

E’ inoltre possibile, cliccando con il tasto destro del mouse su una qualsiasi riga della lista, avere un dettaglio dei dipendenti, con le relative percentuali di ripartizione, associati al Centro di Costo/Capitolo/Articolo/Anno di Riferimento selezionati.

Leggenda

¹ L’Ufficio Personale lancia la SBILA ed invia i dati degli stipendi all’Ufficio Ragioneria

² Vengono copiati gli importi degli stipendi presenti in SBILA, per l’anno/mese in esame, nella tabella ser_pmax_quadratura

³ Per quadrare gli importi degli stipendi con gli importi dei mandati, vengono inseriti degli storni nella tabella ser_storni_capitoli.

⁴ Una volta quadrati gli Stipendi/Mandati, si passa al Controllo di Gestione e si definiscono le ripartizioni percentuali della spesa, sui vari centri di costo, per ogni dipendente. Le ripartizioni vengono salvate nella tabella ser_pmax_ripartizioni.

⁵ Si definiscono successivamente gli eventuali legami tra Capitolo e Funzionale. I legami vengono salvati nella tabella ser_capitoli_funzionali.

⁶ Dopo aver definito le percentuali di ripartizione, viene popolata la tabella ser_pmax_gestione prendendo i dati dalle tabelle ser_pmax_quadratura/ser_storni_capitoli ed applicando le percenutali definite nella tabella ser_pmax_gestione.

Cliccando sul pulsante si accede alla maschera di controllo dell'IRAP

Prima di utilizzare la maschera in esame, si devono definire le varie percentuali di suddivisione dell'IRAP per Dipendente/Centro di Costo. Cliccando sul pulsante “Ripartizioni” si accede quindi alla maschera …

1) Come prima azione si devono assegnare le Tipologie ai vari Centri di Costo. Un Centro di Costo, a “livello IRAP”, può assumere una delle seguenti Tipologie:

• Commerciale
• Istituzionale
• Misto

Per assegnare la Tipologia ad uno o più Centri di Costo, si devono prima selezionare i Centri di Costo presenti nella lista e, successivamente, premere il tasto destro del mouse e scegliere una delle 3 possibili Tipologie.
Tramite il pulsante “Copia da Anno Prec.”, è possibile utilizzare le assegnazioni Tipologia/Centro di Costo già parametrate nell'anno precedente all'attuale.
2) Come seconda azione, si devono definire le % di ripartizioni dell'IRAP, relative ai vari Centri di Costo, per ogni dipendente che abbia lavorato nell’anno in esame.
Si sceglie il dipendente digitando il Codice Individuale o il Cognome – Nome nel campo “Dipendente” e si conferma la scelta premendo il tasto “Invio” o cliccando due volte su di un nominativo presente nell’elenco presentato dal programma. Una volta scelto il dipendente, nella lista di destra vengono elencati tutti i Centri di Costi non ancora assegnati al dipendente stesso mentre, nella lista in basso a sinistra, vengono proposte le ripartizioni definite per il Controllo di Gestione (Donata).
Per assegnare un Centro di Costo è sufficiente cliccare due volte sul Centro di Costo voluto. Dopo aver cliccato verrà richiesta la percentuale relativa al centro di Costo scelto.

Ogni dipendente deve essere assegnato ad almeno un Centro di Costo e la sua percentuale di assegnazione totale deve essere pari al 100%.

Per cancellare una ripartizione, si deve scegliere la ripartizione desiderata nella lista di sinistra e, tramite il pulsante “Elimina” o premendo il taso “CANC”, eliminarla.

Cliccando sul pulsante “Controlla Ripartizioni”, vengono eseguiti due controlli:

• viene controllato che per ogni dipendente che abbia ricevuto dei compensi nell’anno in esame sia stata definita una ripartizione dei costi.
• Viene controllato che la percentuale totale di ripartizione, per ogni singolo dipendente, sia pari al 100%.
  

Tramite il pulsante “Copia da Anno Precedente” è invece possibile sostituire tutte le ripartizioni dell’anno corrente con quelle definite nell’anno precedente.

Una volta definiti tutti i legami, è possibile stamparli su un file di testo importabile successivamente in Excel.

Una volta definite le Ripartizioni IRAP, siamo pronti per le varie analisi sull'Imponibile IRAP.


Come prima azione si clicca sul pulsante “Carica Mesi” in modo da caricare gli importi presenti nei Movimenti Contabili (cedolini paga), in un'apposita tabella dedicata all'IRAP.
La procedura di caricamento va lanciata una volta ogni tanto (e comunque sempre DOPO che gli stipendi siano stati elaborati) in quanto, oltre a caricare i dati dai cedolini paga, effettua anche tutte le varie ripartizioni delle Retribuzioni/Contributi sui vari Centri di Costo e questo richiede un certo tempo.

Una volta anciato il caricamento, il programma aggiorna la “barra dei mesi disponibili” utilizzando le seguenti convenzioni:

• : Mese caricato e disponibile per i controlli
• : Mese selezionato per i controlli
• : Mese non ancora caricato e non disponibile per i controlli.

Per selezionare un Range di Mesi, si deve cliccare sul mese di “partenza” e, successivamente, sul mese di “arrivo”. Dopodichè, cliccando sul pulsante “Leggi”, la procedura elencherà i vari importi dell'IRAP suddivisi per Tipologia / Centro di Costo / Dipendente / Voce / Anno di Riferimento.

Gli importi possono essere suddivisi in vari modi selezionando o deselezionando le caselle di spunta nella parte bassa della maschera (Tipologia, Centro di Costo, Dipendente …).

Sono inoltre disponibili dei Filtri che permettono delle analisi più di “dettaglio”.

Nella “gestione dell'IRAP”, il programma ha i seguenti limiti:

• 1° avvertenza

La voce di imponibile IRAP deve avere codice = IRAP (questo caso non dovrebe rappresentare un grosso problema in quanto è dal 1998 che il codice voce per l'imponibile IRAP eè, appunto, IRAP e non si prevede di cambiarlo).

• 2° avvertenza

Nella prima analisi per il modulo di Controllo di Gesitone, si era deciso di creare dei Centri di Costo (per la precisione sono state create delle Classificazione Funzionali in Ascot) nuovi per poter utilizzare i codici che il Comune utilizza per il proprio Controllo di Gestione (ad esempio il Centro di Costo legato all'ufficio personale ha codice = 3 per il Comune“ mentre, in Ascot, ha codice = 010202). Questi nuovi “Centri di Costo”, devono avere il campo sequenza = -1.

• 3° avvertenza

CONRIBUTI: Le voci che concorrono a formare i contributi carico Ente, devono essere elencate nella colonna CONTRIBUTI della DESVC SER_IRAP. Questo significa che se venisse creato un nuovo tipo di Contributo a carico del Comune, ci si dovrà ricordare di inserire la corrispondente voce nella DESVC/Colonna di cui sopra.

IRAP: Le voci che concorrono, con la loro tariffa, a formare i contributi IRAP, devono essere elencate nella colonna IRAP della DESVC SER_IRAP. Questo significa che se venisse creata una nuova voce di “Contributi IRAP”, ci si dovrà ricordare di inserirla nella DESVC/Colonna di cui sopra.

• 4° avvertenza

Non tutti i dipendenti presenti in Ascot sono soggetti ad IRAP. Per la precisione, tutti i dipendenti con uno dei seguenti Trattamenti Previdenziali non lo sono:

1. ODIS - Ruolo Imp. Distacco (OPTANTI)
2. ORC - Ruolo Impiegati (OPTANTI)
3. ORD - Ruolo Imp. Disabili (OPTANTI)
4. RC - Dip. di Ruolo Imp. Commerciali
5. RD - Dip. di Ruolo Imp. Disabili
6. RDIS - Dip. Impiegati Distacco TFS
7. RDIT - Dip. Impiegati Distacco TFR
8. RTC - Dip. Ruolo Imp. Commerc. (TFR)
9. RTD - Dip. di Ruolo Imp. (TFR) Disab
10. NOTC - Dip. non Ruolo Oper.Comm.(TFR)
11. NTC - Dip. non Ruolo Imp.Comm.(TFR)
12. ERED - EREDE
13. NT - Nessun Trattamento

Per poter comunicare al programma quali siano i Trattamenti Previdenziali non soggetti a IRAP (in pratica quelli sopra-elencati), si è utilizzata la maschera DRECU con:

• Tipo: SER_IRAP
• Anno: 2008 (o 2009 o 2010 …) se la parametrazione non cambia negli anni, allora si può lasciare sempre 2008 in quanto il programma considera la parametrazione più recente
• Dominio: CONDIZIONE_PER_IRAP
• Valore: DIS se il Trattamento Previdenziale è di tipo “Disabile”, COM se il Trattamento Previdenziale è di tipo “Commerciale”
• Val. Parametro: In questo campo si deve specificare il codice del Trattamento Previdenziale non soeggetto ad IRAP

Nel caso si dovesse aggiungere, in Ascot, un nuovo Trattamento Previdenziale (DTRPR) non soggetto a IRAP, ci si dovrà ricordare di aggiornare la DRECU.

Dalla Release 1.2 del software, è presente la funzionalità di scarico delle fatture da AS400 con successivo import nelle tabelle del modulo della contabilità finanziaria ASCOT.

Dalla schermata principale, cliccando sul pulsante , si accede alla seguente maschera:

Nel campo File da Importare si deve specificare il nome del file presente sull’AS400 (ad esempio FTASC00054) senza specificarne l’estensione.

Nel campo Esercizio si specifica l’anno sul quale verranno caricati gli importi delle fatture presenti nel file creato sull’AS400.

Un volta definiti i campi di cui sopra, cliccando sul pulsante Importa la procedura esegue i seguenti passi:

1. Trasferisce il file dall’AS400 alla directory “<path del programma>/import”.
2. Legge il contenuto del file ed esegue tutti i seguenti controlli:

Controlli bloccanti:

• data_creazione: viene controllato che esista e che sia una data valida;
• attività_iva: viene controllato che esista il dato;
• serie_numeriche: viene controllato che esista il dato;
• data_emissione: viene controllato che esista e che sia una data valida;
• numero_fattura: viene controllato che esista il dato che rispetti il formato numerico;
• imponibile: viene controllato che esista il dato che rispetti il formato numerico;
• chiave_anagrafica: viene controllato che esista il dato che rispetti il formato numerico;
• cognome: viene controllato che esista il dato;
• data_creazione: viene controllato che l'anno della data coincida con l'esercizio formito come parametro;
• congruenza attività IVA/serie_numeriche: si controlla che i codici attività IVA/serie numeriche, riportati sulle fatture da importare, siano stati definiti in ASCOT così come siano state definiti voci fattura di codice identico alle attività IVA (vedi precedente§ 3) ;
• conguenza incrocio soggetti: viene controllato che se le chiavi anagrafiche, presenti nei records di input, esistono nella tavola d'incrocio soggetti, corrisponda ad essi una chiave identificativa di posizione, regolarmente presente nel database ASCOT
  

Controlli non bloccanti:

• data_scadenza: se il dato esiste si controlla che sia valido; per non valido il dato fornito viene annullato;
• istat: se il dato esiste si controlla che sia numerico; per non numerico il dato fornito viene annullato;
• cap: se il dato esiste si controlla che sia numerico; per non numerico il dato fornito viene annullato;
• data_nascita: se il dato esiste si controlla che sia valido; per non valido il dato fornito viene annullato;
• partita_iva: se il dato esiste si controlla che sia numerico; per non numerico il dato fornito viene annullato;
• sesso: se il dato esiste si controlla che il suo valore sia o M-maschio o F-femmina o G-persona giuridica; se il dato non esiste o non è valido viene assunto come G.
  

3. Nel caso non vengano rilevati degli errori bloccanti, si procede con l’inserimento di eventuali nuovi soggetti o l’aggiornamento dei soggetti già presenti.
4. Dopo l’inserimento/aggiornamento dei soggetti, vengono importate le fatture

Dalla Release 1.3 del software,è presente la gestione dei periodi di Reperibilità.

Dalla maschera principale, cliccando sul pulsante , si accede alla seguente schermata:

La gestione della Reperibilità viene divisa in 2 fasi + una:

• Orari Mensili: cliccando su questo pulsante si accede alla maschera di inserimento degli orari di reperibilità (vedi più avanti per dettagli).
• Calcolo Voci: da qui si accede alla schermata dove vengono riepilogate le ore di Reperibilità (dedotte dai periodi di Reperibilità inseriti nella schermata “Orari Mensili”) e da dove è possibile procede con l’inserimento delle voci in in ADERE o in AVARI (vedi più avanti per dettagli).
• La fase “+ una”: è una fase trasversale e prevede l’inserimento dei giorni festivi diversi dalle Domeniche (ad esempio il 1° Maggio o il 25 Dicembre).
  

L’articolo 28 comma 1 del CCRL del 24/12/2002, fissa alcune regole per l’attribuzione delle ore di reperibilità e per la loro tariffazione. In sintesi abbiamo:

Fasce Orarie
Giorni Feriali

• Fascia Notturna: dalle 00.00 alle 06.00 e dalle 22.00 alle 24.00
• Fascia Diurna: dalle 06.00 alle 22.00

Giorni Festivi

• Non sono previste fasce differenziate.

Vincoli (segnalati dal programma)

• Al di sotto delle 12 ore, l’indennità di reperibilità è frazionabile in misura non inferiore alle 4 ore. Questo significa che anche per periodi inferiori alle 4 ore giornaliere (anche non consecutive) deve essere corrisposto un importo pari ad un minimo di 4 ore. Le 4h vengono contate all'interno della giornata … ad esempio se sono in reperibilità 2 ore la mattina e 3 ore il pomeriggio, non devo contare due “periodi minimi” da 4h ma mi posiziono nel caso di “tra 4 e 12 ore”.
• Non si possono effettuare più di 6 periodi di reperibilità nel mese (ogni periodo viene conteggiato nell’ambito della giornata di 24 ore). La regola delle 144 ore massime mensili si deduce da questa: in pratica se un dipendente fosse in reperibilità per 6 giorni al mese su 24 ore maturerebbe 144 ore di Indennità di Repribilità
• La reperibilità si calcola basandosi unicamente dalle 00.00 alle 24.00 dello stesso giorno. Non si gestiscono i periodi “a cavallo” (vedi il paragrafo “Casi limite” più avanti) .
• Non si possono inserire più di due periodi (dalle-alle) al giorno (ad esempio non si può inserire un orario del tipo 08.00-10.00 + 12.00-14.00 + 22.00-24.00).
• Non si possono inserire periodi di Reperibilità sovrapposti a periodi di aspettativa.
  

Tariffe
Periodi di Reperibilità tra 0 e meno di 4 ore anche non continuative:

• Feriale =› sia Diurno che Notturno =› 3,44 (pari a 4h a 10,33/12 * 4)
• Festivo =› sia Diurno che Notturno =› 6,89 (pari a 4h a 20,66/12 * 4)

Viene fatta un'eccezione se l'orario parte o finisce a mezzanotte. Nei casi di “a cavallo” della mezzanotte, vengono sempre contate le ore effettive e mai il minimo di 4h (viene assunto che se un dipendente lavora a cavallo di mezzanotte allora è in reperibilità per sicuramente più di 4 ore e quindi non si applica la regola delle 4h minime).

Periodi di reperibilità tra 4 e meno di 12 ore anche non continuative:

• Feriale Diurno =› 0,93 all'ora
• Feriale Notturno =› 1,03 all'ora
• Festivo (sia Diurno che Notturno) =› (10,33 / 12) * 2 =› 1,72 all'ora

Periodi di reperibilità tra 12 e 24 ore anche non continuative:

• Feriale =› 10,33 / 12 =› 0,86 all'ora
• Festivo =› 20,66 / 12 =› 1,72 all'ora

Casi limite ed “eccezioni”

• Dalle 22.00 di Sabato alle 08.00 di Domenica =› 2h notturne per Sabato a 1,03 €/h e 8h a 1,72 €/h per la Domenica.
• Lunedì: dalle 08.00 alle 10.00 e dalle 14.00 alle 16.00 =› 4h a 0,93 €/h
• Martedì: dalle 20.00 alle 23.59 =› 4h (minimo) a 0,86 €/h
  
• Mercoledì: dalle 20.00 alle 24.00 =› 2h a 0,93 €/h + 2 ore a 1,03 €/h

In questa maschera, dopo aver scelto un dipendente, un anno ed un mese, è possibile inserire i periodi di reperibilità svolti.

Esaminiamo i vari campi:

• Dipendente: serve per scegliere il dipendente sul quale si vogliono caricare i periodi di reperibilità. La scelta può essere effettuata digitando il Cognome/Nome oppure il Codice Individuale.
• Anno: la scelta dell’anno è limitata a 3 anni con l’anno corrente “al centro”.
• Mese: scelta del mese
• Pulsante Leggi: permette di leggere i dati precedentemente memorizzati.
• Pulsante Salva: serve per salvare i dati.
• Pulsante Annulla: serve per uscire dalla maschera.
• Colonna Giorno: vengono evidenziati i giorni del mese. In rosso le festività, i giorni di riposo e le Domeniche (nella figura di cui sopra vengono visualizzati in rosso il 1° Maggio (Festività) il 2 Maggio (ipotetico giorno di riposo) e il 4 Maggio (Domenica)).
• Colonne Dalle Ore-Alle Ore: in queste caselle si inseriscono gli orari. Il formato da utilizzare è HH.MM con HH = ore e MM = minuti (ad esempio dalle 08.30 alle 12.00)
• Colonna Festivo: vengono evidenziate le tipologie di “Festività”:

- F =› giorno festivo (ad esempio 1° Maggio, 25 Dicembre …) i dati dei giorni Festivi vengono definiti nella maschera “Festività” (vedi più avanti).
- R =› giorno di riposo
- D =› Domenica

Cliccando sulle caselle di questa colonna è possibile impostare o rimuovere l’eventuale giorno di riposo. I giorni Festivi e le Domeniche, invece, non possono invece essere “rimossi”. I giorni contrassegnati con la F la R o la D vengono considerati Festivi al fine del calcolo delle ore di Reperibilità da inserire in Ascot.

• Colonna Ore Ascot: viene data l’informazione delle “ore Ascot”. Nel dettaglio:
  

FRD =› Ore Feriali Diurne a 0,93 €/h (voce REP.ORA.D)
FRN =› Ore Feriali Notturne a 1,03 €/h (voce REP.ORA.N)
FR12H =› Ore Feriali a 0,86 €/h (voce REP.12H.OR)
FS e FS12H =› Ore Festive a 1,72 €/h (voci REP.ORA.F e REP12HF.OR)

• Colonna Note: nel caso non siano verificati i Vincoli (vedi paragrafo precedente), ne vien data segnalazione in questa colonna.
  

In questa maschera viene presentato un riepilogo delle ore di reperibilità, divise per dipendente e per fascia (Ore Feriali Diurne/Notturne, Ore Festive).

Il riepilogo delle ore può essere stampato (pulsante “Stampa”) oppure esportato in un file Excel (pulsante “Export in Excel”).

Nella colonna “Anomalia” vengono segnalati (con una “X”) i dipendenti per i quali non sono stati rispettati i vincoli di contratto (vedi paragrafo “Vincoli” nel capitolo “4.1) Regole di Calcolo”); in questi casi, cliccando due volte con il mouse sul dipendente, si accede alla schermata di dettaglio degli orari di reperibilità da dove è possibile avere delle informazioni più dettagliate riguardo all’anomalia segnalata.

Nella colonna “AVARI/ADERE”, viene data l'informazione su eventuali scarichi precedenti delle ore di Reperibilità. Se ad esempio sono ad Aprile 2008 e voglio riscaricare delel Ore di Reperibilità già scaricata a marzo, nella colonna “AVARI/ADERE” verrà scritto “MAR-2008”

Una volta eseguiti tutti i controlli del caso, è possibile procedere con l’inserimento delle voci mobili ADERE o in AVARI. I Campi “Anno” e “Mensilita” vengono compilati prelevando l’anno e la mensilità correntemente “aperti” in Ascot e non possono essere variati.

Nel caso si scelga di inserire le voci in ADERE, bisogna aver prima creato la “delibera” nella maschera ADERE in Ascot in modo da poterla secegliere nell’elenco riportato a destra della voce ADERE. Per scegliere la delibera si deve cliccare con il mouse su di essa ed i dati verranno riportati nel pannellino “Dettaglio ADERE”. NB: vengono considerate solo le “delibere”, inserite nella maschera ADERE di Ascot, con Tipo=REP e anno del provvedimento = anno correntemente “aperto” in Ascot.

Premendo il pulsante “inserisci”, verranno inserite le voci mobili in AVARI/ADERE solo per i dipendenti che non abbiano valorizzata la colonna “AVARI/ADERE”. E' quindi possibile “riscaricare”, in AVARI/ADERE, la reperibilità di un Anno/Mese già scaricato in quanto verrebbero considerati solo i dipendenti nuovi. Non è invece possibile ri-scaricare le voci di Reperibilità per un dipendnete per il quale dette voci sono già state scaricate (in pratica non è possibile rettificare periodi di Reperibilità una volta che questi sono già stati inseriti in AVARI/ADERE).

NB: Dopo aver inserito le voci in AVARI/ADERE, si deve lanciare, da Ascot, la procedura CVOVA con “Tipo Elaborazione=I” al fine di valorizzare gli importi delle voci di reperbilità scaricate.

In questa maschera è possibile inserire i giorni di Festività diversi dalle Domeniche. A livelo di Giorni e Mesi l’inserimento è “normale” mentre, per quanto riguarda la colonna “Anno”, è possibile inserire il valore “-1” se si vuole specificare che il giorno/mese festivo è valido per qualsiasi anno (ad esempio per inserire il 25 Dicembre di ogni anno, è sufficiente inserire Giorno=25, Mese=12 ed Anno=-1).